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Salon de beauté : nos 4 astuces pour dire adieu aux annulations de rendez-vous

Les oublis de dernière minute ou un véritable cauchemar dans le secteur de la beauté et du bien-être. Un client qui ne se présente pas à son rendez-vous ou une annulation le jour même représentent un manque à gagner considérable. Mais comment faire pour éviter ce type de désagréments ? C’est ce que nous nous proposons de vous expliquer ici !

1. La mise en place d’une procédure d’annulation stricte

Premier conseil pour éviter les oublis et autres clients fantômes : la mise en place & l’affichage d’une politique d’annulation stricte.

Ce petit règlement doit être présenté sur votre site internet, dans votre salon, sur le listing de vos prestations, etc. Il est important que les clients sachent qu’il existe, mais sachent également qu’en cas d'empêchement majeur, vous ne leur en tiendrez pas rigueur. Bref, il faut qu’ils connaissent leurs options en cas d’imprévu !

Concernant la politique d’annulation à proprement parler, les conditions doivent être énoncées clairement et rigoureusement ; pour autant privilégiez un ton léger et pourquoi pas une pointe d’humour. N’hésitez pas non plus à inclure quelques petites phrases didactiques expliquant pourquoi la non présentation à un rendez-vous est difficile à gérer pour un institut de beauté et en quoi elle pénalise votre activité et aussi votre clientèle (manque de places, etc.)

Plus concrètement, vous pouvez offrir à vos clients la possibilité d’annuler ou de reprogrammer un rendez-vous jusqu’à 48 heures avant la date prévue. En cas de non respect de ces conditions, optez pour la contrepartie de votre choix. Ce peut-être le règlement des frais relatifs à la prestation prévue à hauteur de 25% pour une annulation la veille ou à hauteur de 50% pour une annulation le jour même.

2. Les rappels de rendez-vous : la simplicité au service de votre institut de beauté

Seconde méthode, d’une simplicité enfantine et ayant pourtant prouvé son efficacité : les rappels de rendez-vous !

Bien qu’il soit difficile d’indiquer un chiffre exact, nombre de rétractations sont sans doute le résultat d’un oubli de la part des clients. Ainsi, nous vous recommandons d’envoyer à ceux-ci un petit rappel faisant mention de la date et de l’heure de leur rendez-vous. (Qui plus est, c’est un moyen de créer une relation “intime” et de confiance mais aussi de promouvoir l’image de marque de votre salon de beauté.)

Plusieurs options existent et votre choix dépendra de votre activité et des services proposés. Vous pouvez envoyer deux rappels : un premier dans les 48 heures précédant le rendez-vous (en cas de rétractation, cela vous laissera le temps de re-remplir votre agenda) et un second 24 heures avant (parfait pour éviter un oubli).

Mais vous pouvez aussi choisir d’envoyer un rappel 72 heures avant le rendez-vous de manière à permettre à vos clients de reprogrammer sans qu’ils n’aient à régler les frais d’une annulation, le cas échéant.

Pour ce faire, différents instruments s’offrent à vous : l’email, le SMS ou l’appel. En parallèle, n’hésitez pas à distribuer à vos clients, au moment de la prise de rendez-vous, une petite carte à l'effigie de votre salon indiquant les rendez-vous à venir. Cette petite carte, facile à glisser dans son porte-monnaie, est en plus une nouvelle occasion de promouvoir vos services !

3. Le paiement d’arrhes et autres conditions à la prise de rendez-vous dans votre salon d’esthétique

Autres méthodes, véritables barrières aux oublis : le paiement d’arrhes à la réservation ou plus largement l’exigence que certaines conditions soient remplies afin de prendre un rendez-vous.

Vous pouvez exiger de vos clients qu’ils vous donnent au moment de la prise de rendez-vous : leur empreinte de carte bancaire, leur pièce d’identité, un chèque en blanc ou même le prépaiement de la prestation réservée ou d’une partie de celle-ci.

C’est une méthode un peu drastique, c’est vrai, mais absolument efficace. Le paiement d’arrhes est souvent une bonne piqûre de rappel quant à un rendez-vous à venir !

Evidemment, libre à vous d’appliquer ce type de politique aux nouveaux clients uniquement et de prendre quelques libertés avec ceux qui vous sont les plus fidèles.

4. La réservation en ligne

Beaucoup de “non venues” surviennent lorsqu’un rendez-vous a été pris longtemps en avance. En effet, difficile de prévoir une séance d’épilation 2 mois en amont !

Et la mise en place d’un outil de réservation en ligne peut vous aider à considérablement réduire les rétractations pour ce type de motifs.

Certes, un outil de prise de rendez-vous en ligne permet d’annuler plus facilement, mais permet aussi de reprogrammer plus facilement. Qui plus est, en proposant une méthode d’annulation simple et rapide, vous libérez des plages horaires pour les clients qui eux, souhaiteraient une réservation de dernière minute !

En fait, il s’agit de vous adapter à vos clients, à leurs emplois du temps : de leur laisser le choix.

Éviter les oublis, c’est avant tout soigner la relation client. Soyez clair, instaurez un climat de confiance, offrez à vos clients des possibilités et un accueil personnalisé pour que votre taux d’annulation diminue considérablement !